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Como Organizar una Agenda de Trabajo

Una gestion del tiempo que realmente funcione toma mucho tiempo y dedicación, pero los resultados se notan cuando tienes un plan realista y eres capaz de ponerlo en práctica sin necesidad de esforzarte demasiado. Saber como organizar una agenda te ayudará a asignar tiempos para todo lo que debes hacer y monitorear si lo que destinas es lo que usas de verdad.

 

¿Conoces la técnica del time boxing?

 

Se trata de un proceso que te permite programar tu tiempo y reservar tus días de acuerdo con tus actividades, considerando los periodos que te toma hacer cada actividad. Es decir, podrás tener una visión general de tu tiempo con una lista ordenada de todas las tareas por hacer. Cada una la encerrarás en una caja con sus límites temporales en forma de una agenda perfectamente manejable.

 

La clave de esta técnica para la gestion del tiempo está en calcular realmente lo que toma hacer cada pendiente; en otras palabras, no subestimes o sobrestimes las horas y minutos que empleas. También, sabrás si lo que calculas es real, ya sea porque tú usas del tiempo de cierta forma o porque los factores del entorno influyen en que utilices más o menos horas.

 

¿Cómo se hace el time boxing?

 

como-organizar-una-agenda-1-1   Haz una lista de cosas por hacer

Decide qué quieres lograr y luego enlista todas esas tareas pendientes. Incluye los periodos en los que deseas alcanzar esas metas, por ejemplo, un día, una semana, un mes, etc.

 

como-organizar-una-agenda-2   Divide tu lista en categorías

Agrupa tus tareas según las funciones que desempeñan como operaciones diarias, gestión de personas, estrategia o medios. Recuerda que también puedes aplicar la técnica para tu vida personal; tus categorías pueden ser, por ejemplo, cuidar el jardín, cocinar o ejercicio.

 

como-organizar-una-agenda-3   Registra tu uso del tiempo

Lo más viable es que cada semana monitorees cuánto tiempo destinaste a tus actividades y cuánto usaste en verdad. Anota tus logros y también los objetivos que no cumpliste. Analiza periódicamente si tus actividades se llevan a cabo de forma adecuada; eso te dará pistas importantes sobre como organizar una agenda.

 

Para evaluar la efectividad de tu gestion del tiempo, puedes hacer una lista de verificación como ésta:

 Check-list-agenda

 

como-organizar-una-agenda-4  Fortalece tu capacidad para calcular el tiempo

Quizá al principio tu cálculo de los parámetros del tiempo no sea tan exacto; sin embargo, poco a poco lograrás establecer lapsos más efectivos y realistas.  Esto fomentará que no sólo cumplas con todos tus pendientes, sino que además, los hagas de forma organizada y estratificada.

 

como-organizar-una-agenda-5   Considera momentos para organizarte

Es muy favorable saber como organizar una agenda y usarla para la gestion del tiempo, no obstante, necesitas un espacio para hacerla. No te olvides de asignar al menos un momento cada semana para hacer el plan general de la siguiente y, cada día para realizar los ajustes necesarios.

 

Para la técnica del time boxing, puedes hacer una tabla como la que sigue:

herramienta-para hacer-time-boxing

 Estos consejos te serán realmente útiles si los aplicas con esfuerzo, dedicación y sobre todo constancia. No olvides que la planeación, además de beneficiarte porque elimina gran parte del estrés cotidiano, también te permite tener una mayor productividad, tanto personal como laboral y empresarial.

 

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Daniela Santillana